عوذ بالله من الشيطان الرجيم بسم
الله الرحمن الرحيم الحمد لله والصلاة والسلام على
المصطفى الأمين سيدنا محمد وعلى آله ومن ساره وعلى
دربه بإحسان إلى يوم الدين بالبداية السلام عليكم
ورحمة الله كيف حالكم؟ الحمد لله عليكم وسلامة كيف
أنتم سعيدة اليوم؟– يا عزيزي يا إخوان، تكتبوا على
الـ «واتس» إنه القاع فتحت؟ – الحمد لله يا عزيزي.
الحمد لله يا عزيزي. الحمد لله يا عزيزي. الحمد لله
يا عزيزي. الحمد لله يا عزيزي. الحمد لله يا عزيزي.
الحمد لله يا عزيزي. الحمد لله يا عزيزي. الحمد لله
يا عزيزي. الحمد لله يا عزيزي. الحمد لله يا عزيزي.
الحمد لله يا عزيزي. الحمد لله يا عزيزي. الحمد لله
يا عزيزي. الحمد لله يا عزيزي. الحمد لله
يا عزي
بعد كدا دخلنا، وتقافة، تقافة من أنظمة الـCulture،
بعد كدا دخلنا، طبعا، وظيفة دا، دخلنا في وظائف
الإدارة. المحاضرة الماضية شرحنا مع الأخوات برك
الله فيها موضوع التخطيط، وهي الوظيفة الأولى من
وظائف الإدارة، اليوم، إن شاء الله، هنحكي في
الوظيفة الأخيرة، عاملين قفزة كدا، وهي الرقابة،
«Controlling» أو «monitor»، نفس الشيء. «أبو
القابر»، «أبو
القابر»، «أبو القابر»، «أبو القابر»، «أبو القابر»،
«أبو القابر»، «أبو القابر»، «أبو القابر»، «أبو
القابر»، «أبو القابر»، «أبو القابر»، «أبو القابر»،
«أبو القابر»، «أبو القابر»، «أبو القابر»، «أبو
القابر»، «أبو القابر»، «أبو القابر»أهلا مبارك أنت
بقى من أخيهم إن شاء الله بقى السيسي إن شاء الله
نأتي معاكم .. أفنان اللي هو ذاتها أيه خلاص بعض نوري
أفنان عارفون على بعض لحظة أنا أفنان خالد الحلال
خريجة هندسة مدنية خريجة 2019 بدأت
MBA بالـ 2019 برضه وحاضرة معاكم اليوم في الرقابة
أهلا وسهلا
أختها أيوة يا دكتورة أنا آية خالد الحلال برضه
خريجة الهندسة المدنية من الجامعة الإسلامية سنة
2019 ما فيش .. ما فيش سؤال؟ يلا هاي نبدأ أفتح لأ
هاي نبدأ أفتح اه خلودي خريجة الهندسة المدنية من
الجامعة الإسلامية سنة 2019 وبدأت الـ master على طول
سنة 2019 برضه وهاني بقى معاكم اليوم في المنطقة
يعني أنتم توائم درسين نفس التخصص ومخصصين مع بعض
ولا هي بالصورة؟ هي أكبر مني بس انتهيت أنا بدري من
الهندسة عشان هيك يعني بدري الساعة كم انتهيتي؟ بدري
منها فصل حلوة انتهيتي بدري ماشي يعني كانت مخصصة
متأخر مش مشكلة خلونا يا أخوات نبدأ مع بعض في موضوع
الرقابة تفضلي لو سمحتوا أنا راح أكون معاكم اليوم في
موضوع الرقابة أنتما اثنتان ولا واحدة؟ إحنا اثنتان
أين فريق العمل؟ أنتما اثنتان؟ اثنتان أه أه معكم
سوف نكمل
معكم إن شاء الله سأكمل أنا في موضوع الرقابة اللي
هي الـControlling الرقابة إحنا زي ما نحن تعلمنا
بالمحاضرات السابقة إن وظائف الإدارة هي التخطيط
والتنظيم والتوجيه والرقابة آخر وظيفة من وظائف
الإدارة هي الرقابة تعتبر الرقابة آخر وظيفة لأنها
تتأثر بجميع وظائف الإدارة السابقة ففي حال نجاح
عملية التنظيم والتوجيه والتخطيط ولكن بدون الاهتمام
بوظيفة الرقابة سيؤثر ذلك سلبًا على نجاح العملية يجب
فإننا نحن لازم أن نحن نحدد مقاييس الأداء لتحقيق
أهداف والخطط التي نحن عملناها في التخطيط والتنظيم
والتوجيه. Okay، إذا الرقابة، لحظة، الرقابة،
Controlling زي ما حكينا، هي آخر وظيفة من وظائف
الإدارة، عشان بعدين نرجع تعني تخطيط تنظيم توجيه
رقابة. طبعا، نشوف إيش، عريفة، تفضلي قبلها. أول شيء
سنتحدث عن مفهوم الرقابة هي أنشطة منظمة منهجية تهدف
إلى جعل الأنشطة المختلفة والخطط والنتائج منسجمة مع
التوقعات والمعايير المستهدفة وفيها وجود انحرافات
تؤثر التواشر للأسباب وتتخذ الإجراءات الصحيحة
اللازمة الرقابة تركز على ما هو حاصل فعلًا على أرض
الواقع عند التنفيذ مما تم إقراره في الخطط مسبقًا
أول شيء هو حكالنا عن تعريف الإدارة الرقابة، هناك
تعريفات كثيرة للرقابة وأيضًا من تعريف آخر للرقابة
أنها العملية التي يتم من خلالها التحقق من سير
العمل وفق تعليمات المؤسسة وأيضًا هي عملية يتم من
خلالها التأكد من أن كل شيء يصير في المؤسسة وفق
لمجموعة الخطط والتعليمات الموضوعة والصادرة وإضافةً
بالمبادئ والمعاملة تكون موجودة بطريقة تمكن الشخص
والموظف من الكشف عن مواضع الضعف فيها وأيضًا تصحيحها
أهم جزئية من تعريف الرقابة اللي هو أنه إحنا، أن
الرقابة تساعدنا على الكشف عن مواضع الضعف فيها، في
العمل وتصحيح، ولازم أنه إذا كشفنا مواضع الضعف لازم
أن إحنا نقوم بتصحيحها مثلًا أنه أنا أراقب عندي،
أنا في دوام، عندي دوام من الساعة التاسعة لساعة
الثالثة مساءً أنا فيه لازم أراقب أن هل الموظف
ملتزم أن فعلا بيجي من الساعة 9 للساعة 3 ولا لا
هذه .. هذه أنا بأراقب حتى لو مثلًا بيعمل ..
بيشتغل ويقدم عمله بالفترة هذه لو ي .. لما بيجي
متأخر لكن لازم أن أنا أشوف هل هو ملتزم بجميع ..
بجميع قرارات المؤسسة والخطط التي تكون بها
المؤسسة ولا لأ هذه وظيفة اللي هو الموظف اللي هو
يقوم بمراقبة، بعملية المراقبة في المؤسسات. إذا
وقفت يقوم يقوم يقوم يقوم يقوم يقوم يقوم
يقوم يقوم يقوم يقوم يقوم يقوم يقوم يقوم
يقوم يقوم يقوم يقوم
يقوم
بحكينا المحاضرة الماضية إن التخطيط والرقابة وأمالنا ينفصلان، ذاكران، فاكرين؟ في التخطيط أحط
الأهداف وأعمل الخطة، في الرقابة أبدأ أتأكد هل
الخطة التي وضعتها في التخطيط هي التي تم تنفيذها
ولا لأ؟ أنا مش هتأكد غير للمراقب، إن أنا لما أتأكد
أمامي ثلاث حالات، أما يكون تم تنفيذها تمامًا، فهنا
ما فيش انحراف، ما فيش مشاكل، خلاص، نكمل، أو أن ما
تم تنفيذها وفي انحراف سلبي، هنا لازم نعالج، لأن
اكتشفت وجود انحراف سلبي، يعني إحنا بعدين على الخطة
في شغلنا، لازم نعالج القصور والسبب، نصلح الوضع،
يعني أرجع الوضع للسليم، ثلاثة إما انحراف إيجابي،
وهو تحقيق إنجاز أعلى من المتوقع، وهنا نروح،
نراجع هدفنا، لأن عيد ثاني، زي ما هو مكتوب أمامك،
التأكد من أن ما خطط له وما خطط في التخطيط هو
ما تم تنفيذه، ماشي؟ البقعة تخليني أمسك للحرف،
هيها ده وقع، ماشي، هيها ده، هي اثنان، هيها ده، ده
فيه، إيصال فيه انحراف، هذا الانحراف، وقع، نكتشف
للانحراف، للانحراف ثلاث أنواع، إما الانحراف كويس، ماشي،
وقلنا انحراف إيجابي، معناها إن أنت متى قلتي أنا
بدي أجيب في المصاد 80، جايبة 90، ما شاء الله، طبعًا
خلي بالك حسب الإيراد أو التكليف، يعني ممكن نكون
عكس بعضنا، إذا كان الانحراف إيجابي، أراجع الهدف،
طب أنا بدل ما إحنا ممكن نحقق أرباح بنسبة عالية
هذه، ليش مش من البداية، إذا لما كان الانحراف كويس،
أراجع الهدف، أرفعه يعني، من؟ ما فيش الانحراف، هاي
هم ضالهم واقفين جنب بعض، نازقين، ماشي، ثلاثة الانحراف
سلبي، واجع، هاي واجع، انحراف السلبي معناه أن هناك
خلل أثناء التنفيذ، خذي بالك، لو أنا عندي رقابة
سليمة باكتشف الخلل في البداية، فبكون سهل أن إحنا
نعالجه، أما بعدين ممكن يكون صعب فيه، مش فيه موقع
لشكله، إذا زي ما هو الكاتب أمامك جوهر عملية
الرقابة، وهدفها الرئيسي تصحيح الانحرافات. إذا
الرقابة ليس لمجرد الرقابة ولا هي Prestige، شوفوني
أنا مراقب عام ولا هي لتصيد الأخطاء، قاعدة بدور على
خطأ، يعني بمعنى يا أخوات، أنا لما أراقب، بأراقب
الشغل، ما بأراقب شخص الإنسان، لما تراقبي شخص معناه،
بتدوريله على إيش؟ على زلة هنا ولا هنا؟ زي ما حكت
Smith-Committal مثلا زي نوع عيد الدورة، هذه رقابة
روتينية يومية، عنا دول من الـ8 للـ3، مسموح مرونة
للـ8.25، بعد الـ8.25، ببدأ المساءلة، ماشي، لما
قاشي أعمل تقييم الأداء، اللي هو التقرير للموظف،
بنشوف التزامه بالمواعيد، ماشي، الآن الموظف بيجي 8
.5، مطنش، بتأخر، ما حدا سأله، زودها شوية صار 9
لتلت، ما حدا دور، صار 9 لربع، كل ما هو
الماطل، لكن لو من البداية ما سكنها تعالى هنا، أنت
معاها، موعدك من ثمانية لثمانية وربع، ليش جاي الساعة
ثمانية ونص؟ بعدين هيمشي هيك، إذا خذ بالك،
الرقابة تنجح وتكون فعالة، لما أنا أكتشفها، أكتشف
الخلل من البداية، زي لسمح الله من غير شر إنسان
معامر، لو من البداية اكتشفه، علاجه سهل، لكن لو
تفاقم الوضع بكون صعب، إذا أن الرقابة ببساطة أحد
أدواتها في الإدارة أتأكد أن ما وضعه في الخطة هو اللي
تم تنفيذه، هدفها الأساسي كشف الانحرافات وتصحيحها،
خذ بالك، إجت مثلا آية قدمت تقرير لأفنان أنه فيه
هناك اختلاس، واحدة أفنان حطت التقرير في الدرج وسكت
عليه، إحنا هنا اكتشفنا الاختلاس، بس ما عملناش حاجة،
يا سلام، طب وإيش استفدنا؟ أنا بعرف إنه أفلام تيجي
متأخرة، بس دلوقتي ساكتة، مع الفاضي. إذًا اكتشاف
الانحراف فقط نقص في جوهر عملية الرقابة، إيه؟ لإيه؟
طب عرفنا إنه في حرامي، وبعدين؟ ماشي، تصحيح
الانحراف هو هنا اكتمال عملية الرقابة، فيه اختلاس،
شكله لجنة تحقيق، حقق، تشرفنا المختلس، رجع المصاري،
حلينا المشكلة، إحنا اللي بيصير الأسس في بلدنا،
بيكتشفوا الخلل وبيخلوه، يعني كثير تقارير تتكتم،
وبس الهدف مش تقرير ولا الهدف يقول أنا عندي حرامي أو
عندي مختلس الهدف أني أنا أصلح الوضع هدفنا من
الرقابة تصليح الوضع مين يا أخوات عندها موقف أو
حابة تحكي كيف بتتم المراقبة في الشغل أو شيء؟
ما فيش حد؟ بالظاهر نايمين مش معقول يعني منكم في
الشغل وما فيش رقابة يا جماعة
تفضلي يا أستاذة فاتن، تفضلي يعطيكِ العافية يا
دكتورة عفواً أه، لأ، بحكي مثل بسيط يعني أنه مثلًا
إحنا كيف ممكن بنراقب الـTask وإن مثلًا أنا عندي
مثلًا team أو عندي فريق عندي في الشغل أنا كيف بدي
أتبعه بالمفروض إنه كل حد بيكون فيه عنده Tasks
معينة اللي هي مهام وظيفية معينة فيه عنده خطة عمل
بده يمشي عليها أنا كيف بدي أراقب هذا الشيء من خلال
خطة العمل؟ لأن حضرتك حكيتي إنه أنا ما بأراقب الشخص
أنا بأراقب اللي هو إنجازه للمهمة المطلوبة منه كل مهمة
بيكون في إلها Time معين، فترة لازم إنجازها أنا
بطلب من خلال، من خلال هذه الخطة والTasks اللي بيتم
إنجازها في مواعيدها المحددة بأراقب العمل وجودة
العمل وإنه هل هذا الموظف ماشي على الـTracking اللي
هو مخطط لإله ولا لأ وهنا أنا بحدد إذا كان لأ و
الله هو متأثر مثلا في Task معين هو أنا بدي أسأله
ليش وإيش المطلوب عشان نصحح يعني هو مثال بسيط إنه
إحنا بنتبع من نفسنا والآن يا خاتم بشيء بتشتغلي أه
أنا بشتغل منسقة مشروع كيف بيراقبوا عملك في تنسيق
المشاريع للإدارة العليا؟ ولا فيش مراقبة؟ لأ طبعًا
أكيد في مراقبة، في مراقبة من خلال الاجتماعات
اليومية اللي بتكون مثلًا فترتها قصيرة، في عندنا
اجتماع أسبوعي، في عندنا اجتماع شهري، وفي عندنا
تقارير أسبوعية وتقارير شهرية وتقارير ربعية، هاي
بنتبع من خلالها اللي هو شغلي أنا كمنسق مشروع.
طبعًا يا أخوات، هنا أنا لما حكيت إن المراقبة
ما تكونش على الشخص، لا يعني إنه ما فيش مراقبة لو كان
فيه Uniform معين، ماشي، لأ، مدخل ضمن المراقبة، أنا
قصدي أنه الرقابة لا تعني تصيد الأخطاء، يعني ما نستناش
عليكِ زلة ولا خطأ لا يذكر وأروح ناس تكون مجهدة
ومركزة على النقطة هذه، هذا المقصود فيها، أنه أنا
أكون رقابتي موضوعية زي ما هنشوف، إذا فيه Uniform،
بنراقب عليه، بنشوف، هل منتظمين ولا لأ، ماشي؟ لكن إن
أنا أحطك في رأسي وأدور على حاجة زيك أمسكها عليكِ،
هذا كثير اللي بيصير للأسف، هذا اللي بيصير، إنه
بترجعه هذا الشغل وبركز على حاجة زيه، تفضلي تكملّي
قبلها.
العملية الرقابية هي عبارة عن عملية مستمرة لقياس
الأداء واتخاذ الإجراءات لضمان نتائج المرغوبة،
النظام الرقابي يعمل على أساس البيانات والمعلومات
المتوفرة بأساليب شتى، مثل المشاهدات أو المذكرات أو
التقارير المختلفة ولذلك ولذي يدفع ليتي لعملية
رقمية نهتم بالتوثيق وحفظ البيانات وتصنيفها
وتحليلها واستخراج المؤشرات المقيمة منها العملية
الرقمية عندي توضيح أكثر لها المدير يقوم بقياس أداء
يحددون إن كان يتناسب تتناسب أداء الموظفين مع
المعايير المحددة أو إذا كانت النتائج مقارنة أو
المقبولة لا حاجة لاتخاذ أي إجراء يعني إذا كان
العمل نفس ما هو مطلوب منه نفس ما هو مخطط عليه مش
لازم أنهم يتخذوا أي إجراء لأنه إذا اللي العملية
بتسير بشكل صحيح أما إن كانت النتائج بعيدة عن ما
هو متوقع أو غير مقبولة لازم يحلوا تصريح العملية
إلا هناخذ خطواتها وإن اتعرف عليها بشكل مفصل أكثر.
دماغ ثانية يا أخوة، ما المقصود بالعملية دي؟ هي
عملية مستمرة، طول ما المؤسسة موجودة وإيها خطط لازم
تكون عندها إيش رقابة، بتتم فيها قياس الأداء، اللي
هو العمل الفعلي، العمل إيش الفعلي، إذا اكتشفنا فيه
أخطاء أو انحرافات لازم نعالجها. طبعًا، أنا زي ما
طوّحت المثال اللي حكيته زميلتكم فاتن، على أي أساس
بالدراجة، لازم يكون عندنا تقارير، اللي هي
البيانات. ماشي لازم يكون عندنا ملاحظة لازم يكون
عندنا أسس بناء عليها إيش بنعمل المراقبة ونبتخد
القرار مذكرات، اللي هي التقارير زي ما قلنا كشوفات
الحضور والغياب، الكشوفات المالية، التقارير
المختلفة، كل هذا بتساعدنا على إيش؟ على الرقمنة،
تفضلي دكتورة أنا عندي مثل ممكن أحكيه تفضلي إن كيف
بيتم توثيق عملية الرقابة وإنها لازم تقوم على أسس
واضحة وما تكونش هوائية يعني أو مش على شيء واضح
فضلوا إنه مثلًا، مثلًا عندنا بالشغل نظام الرقابة
كثير قوي بحيث إنه مثلًا أنا كموظفة عندي مدير أعلى
مني وعندي مهمة معينة لازم أعملها فكل شهر بعمل خطة
بحكي شو الأشياء اللي لازم أعملها هذا الشهر بأراقب
الشركاء مثلًا أو الـPartners في قطع غيار مثلًا أتبع
خطة مثلًا الـ «M&E» اللي هي الـ «Monitoring» والـ
«Evaluation» يعني الـTasks تبعوتي وبكتب إن أنا
في الأسبوع الأول بدي أعمل كذا والثاني كذا والـ
ثالث كذا وبس ينتهي الشهر بسلم الـ «Deliverables»
أو الأشياء اللي أنا عملتها ووصلتها وبيتم مقارنة
بين الشيء اللي أنا عملته والشيء اللي هو المفروض
يعمله يعني «قطعة الكهرباء ونزل أمان»
مش مشكلة بس أنا بدي أحب عناكم مش مشكلة