بسم الله الرحمن الرحيم أهلا وسهلا بكم في درس جديد
من دروس مادة MIS مازلنا مع chapter 14 managing
projects today we are going to talk about capital
budgeting for information systems capital
budgeting models major value of long term capital
investment projects rely on measures of the firms
cash outflows and inflows مدارسات تجارب الأسهم التي
تستخدمها لتجارب مشروع الـ IT ،طرق التدفق ، عدد
المستخدمين التي تستخدمها لتحقيق عدد المستخدمين
التي تستخدمها لتحقيق عدد المستخدمين التي تستخدمها
لتحقيق عدد المستخدمين التي تستخدمها لتحقيق عدد
المستخدمين التي تستخدمها لتحقيق عدد المستخدمين
التي تستخدمها لتحقيق عدد المستخدمين التي تستخدمها
لتحقيق عدد المستخدمين التي تستخدمها لتحقيق عدد
المستخدمين التي تستخدمها لتحقيق عدد المستخدمين
التي تستخدمها استكمالا لما بدأنا في المحاضرة
الماضية في تقويم المشاريع المتعلقة بالـ IT تطرقنا
في المحاضرات السابقة لتقويم المشاريع من خلال
portfolio analysis أيضا تطرقنا في تقويم هذه
المشاريع والمقصود هنا مشاريع الـ IT باستخدام
scoring model في هذه المحاضرة سوف نتطرق إلى تقويم
هذه المشاريع من خلال الـ Capital Budgeting Models
Capital Budgeting Models أو نماذج خلينا نقول
ميزانية أو الموازنة الرأسمالية الموازنة الرأسمالية
بيقول إنه تستخدم هذه النماذج هو المقصود هنا نماذج
الموازنة الرأسمالية لقياس أو قياس قيمة مشاريع
الاستثمار في الاستثمار أو في يعني رأس المال طويل
الأجل كمان rely on measures of the firm cash
outflows and inflows كمان تأخذ بعين الاعتبار
التدافقات النقدية الخارجة أو التدافقات النقدية
الداخلة لهذه المشاريع وهنا بنؤكد على أنه يتحدث عن
مشاريع الـ IT أو الـ information systems بيقول إن
هناك نماذج أيضًا principal capital budgeting models
used to evaluate IT projects إذا هناك أيضًا نماذج
يعني يمكن استخدامها في تقويم هذه المشاريع والمقصود
هنا مشاريع أو تقويم مشاريع الـ IT من ضمن هذه
النماذج طريقة الاسترداد payback method وأيضًا الـ
accounting rate of return on investment معدل العائد
على الاستثمار net present value صافي القيمة
الحالية internal rate of return اللي هو معدل
العائد الداخلي في المحاضرات الوجهية تطرقنا إلى هذا
الموضوع بشيء من الإسهاب ويعني شرحنا بعض هذه النقاط
من خلال أمثلة وبالعودة إلى يعني مراجعة سريعة في
المحاسبة الإدارية والمعادلة المستخدمة لاحتساب هذه
الطرق أظهرنا بشكل واضح كيف يمكن احتساب كل طريقة من
هذه الطرق هناك مثال سوف نتطرق إليه بشيء من التفصيل
لتوضيح الأمر هذا فايل Excel ليه يعني بيقول estimate
cost and benefit in your AutoCAD department اللي
هو تكاليف والفوائد اللي يعني ممكن احتسابها لقسم
الـ AutoCAD الجديد أحد الأقسام موجودة في شركة هذا
كان مثال يتحدث عن السنة طبعًا السنوات هنا عمر
المشروع حوالي خمس سنوات بالإضافة إلى سنة التأسيس
الـ cost بدأ يتحدث عن التكلفة أول حاجة عنده
hardware صرفي يتحدث عن الـ pc network cars وما إلى
ذلك الـ quantity جداش الكمية المطلوبة هذه الكمية
المطلوبة الـ cost per unit بمعنى 50 في 1700 تطلع
85000 عام 2018 في النهاية الـ hardware صار عنده
subtotal صار عنده 116200 دولار تكلفة هذا المكون
اللي هو الـ hardware يتوقع تدفقات خارجية outflow
خلال السنوات الخمس القادمة 2019 لغاية 2023 لكل
جزء من هذه الأجزاء عنده الـ الـ PC's for example خمس
تلاف دولار لكل سنة وهلوا مجرم نفس القضية بالنسبة للـ
telecommunication هناك برده items أو units جداش هو
يحتاج من هذه الـ units تكلفة الـ units الواحدة
مضروبة وطلع الـ subtotal والـ cash-out followsout
closed بالنسبة للسنوات الخمس انتقل أو انتقل إلى
software license اللي هو ترخيص لهذه البرامج بدأ
يتحدث عنها بشيء من التفصيل ايش الاحتياجات سبعته
تكلفة الـ license لكل برنامج التكلفة كاملة تدفقات
النقود المتوقعة الخارجة الـ sub total بدأ هنا الـ sub
total عام 2018 هي 95000 السيرفيس نفس القضية برده و
icons تبعته جداش احتياجاته تكلفة الوحدة الواحدة و
أيضًا التكاليف المتوقعة sub total sub total لهذه
التكاليف بالكامل الآن sub total هذه لو هذه الـ sub
total لو جمعناها هتطلع مجموعها أربعمائة وكمسين ألف
وكمسين أربعمائة وكمسين ألف وكمسين طيب التدافقات
النقدية الخارجة لو جمعناها لسنة مثلًا 2019 بالكامل
هتطلع عندي 128300 وهذا ينطبق على جميع السنوات
مجموع هذه التدفقات بالكامل بما فيها عام 2018 بطلع
مليون وخمسة عشر ألف وخمسمائة وخمسين هنا موضحة total
cost by year total cost وما إذا لأ طيب ليش الـ
benefits الآن؟ يعني زي ما تحدثنا عن تكلفة المشروع
والتدافقات النقدية الخارجية الآن نتحدث عن التدافقات
النقدية الداخلية reducing labor cost بدأ يقلل
بتكلفة من الـ labor جداش يتوقع صار في عنده توقع
أنه يعمل وفر حوالي 250 ألف دولار سنويًا على مدار
الخمس سنوات increase cross revenue يتوقع زيادة في
يعني الإيرادات 150 ألف في السنة على مدار الخمس سنوات
مجموع 250 زائد الـ 150 بيطلع 400 ألف 400 ألف لكل
سنة في يعني 400 ألف في خمسة بيطلعوا حوالي اثنين
مليون دولار هذه الـ cash follows أو الـ cash in
follows اللي متوقع طبعًا الـ cash in follows يعني
نيجي لكل سنة على حدى أربع .. أربعمائة ألف ناقص الـ
cash out follows اللي هو مائة وثمانية وعشرون ألف
تطلع اثنين وواحد وسبعين اثنين وثمانين للسنة اللي
بعدها واحدة ومجرم طبعًا هنا الأربعمائة والخمسين
مافيش عندها أي مقابل لإن هي سنة الفين و يعني
ثمانية عشر مافيش أي and follows فبتظل هي كما هي مجموع
هذه العوائد أصبح مليون وأربعمائة ويعني صافي إحنا
نتحدث عن صافي الـ cash in follow ما بين إنك تطرح
الأربعمائة من الـ 128 ليه الداخلة من الكاريجة لكل سنة
حتى طلع الصافي لسنة 2019 وحلوا المجارة لباقي السنوات
مجموعهم بطلع مليون وأربعمائة وأربعة وثلاثين أو
خمسمائة دولار انتقلنا إلى الجزئية هنا يمكن هو يعني
نظمها بشكل مختلف تمامًا شوية حط الـ cash flows in
low including original investment بدون يعني
التكاليف الاستثمار الأولية لسنة 2018 أخد الـ cash
flows الـ net طبعًا اللي حسبناها هنا أي مائة متين و
واحد وسبعين ألف هي الـ 271 ألف اللي هي هنا الـ net
تبع الـ cash flows لسنة 2019 واللي هي جاية من الـ
in cash الـ in يعني cash flows اللي هي الـ 400 ألف
ناقص الـ out cash flows مجموعهم الـ 128300 عشان تبقى
الأمور واضحة وهذا ينطبق على السنوات كلها حطها هنا
مرة ثانية يعني التدفقات النقدية الخارجة طبعًا لأنه
مافيش عنده دخل وبالتالي هي أصبحت بالـ minus في عام
2018 حتى عشان هستخدمها الآن في الـ formulas اللي هو
هستخدمها للاحتساب المعدل العائد الداخلي و return on
investment وأهل المجتمع طيب رجع للـ payback period
واتطلع إنه عنده فترة استخدام سنة ونصف تقريبًا بدأ
يعمل الـ years رتبهم الـ cash inflows بشكل يعني
cumulative زي ما شفنا أو زي ما قلنا في الأمثلة و
حسبها وطلع إنه سنة ونصف وبيذكر إن الـ investment
عنده 450 ألف صفر خمسين دولار طيب الـ accounting
rate of return اللي هو Total Benefits ناخد Total
Cost على الـ depreciation مقصود على الـ useful يعني
life هاي بدأت Total Benefit هاي اثنين مليون Total
Cost مليون وخمسة عشر ألف وخمسمائة وخمسين
depreciation أربعمائة وخمسين ألف صفر خمسين اللي هي
عبارة عن ايه عن الـ initial cost طلع إنه الـ net
present أو الـ net income عنده للمشروع بالكامل
خمسمائة وأربعة وثلاثين ألف وأربعمائة وخمسمائة وأربعة و
ثلاثين ألف وأربعمائة يحسب الـ return on investment
return on investment إنه صافي التدفقات النقدية أو
صافي الـ net income نصحح التعبير net income على الـ
investment عشان نطلع إحنا النسبة هو طلعها تسعة عشر
فاصلة تسعة وسبعين إحنا عندنا الـ net income عبارة عن
كام يعني خمسمائة وأربعة وثلاثين خمسمائة وأربعة و
ثلاثين لو حطينا هذه اللي يساوي قولنا خمسمائة وأربعة
وثلاثين هذه مقسومة على الست سنوات جداش بيطلع عندي
المبلغ بيطلع يعني الـ average للسنة في net income
سنويًا بطلع تسعة وتمانين ألف وستة وستين دولار
تقريبًا طيب أنا بدي المعادلة للعائد .. معادلة للعائد
ايش بدي أساوي أو return on investment ايش بدي أساوي؟
بدنا نقول إنه لو حاطينا هنا يساوي اللي هو المبلغ
هذا مقسوم على .. على ايه؟ على اللي هو depreciation
أو اللي هو المقصود فيه هنا يعني ال initial
investment
اللي هو الاستثمارات أو المبلغ المستثمر أو ال
capital طيب كده طلعت عندي؟ طلعت عندي 19.79 هي نفس
النسبة لو احنا حولناها إلى نسبة مئوية ويعني قربناها
بهذا الشكل تظهر 19.79 بس للتوضيح حتى نبقى فاهمين
هذا الرقم أو هذه النسبة كيف تم احتسابها نفس القضية
بالنسبة لل net present value ممكن احنا حسبناها
بشكل manual في الـ يعني المخدرات الوجهية لما
كتبنا الأمثلة وبدأنا نحسبها وكتبنا المعادلات على
اللوح وبدأنا نحسبها manual لكن لو كان في عندي
كمية كبيرة من البيانات بإمكاننا استخدام الـ Excel
عشان يحسبها بشكل أسهل، لاحظوا إنه حاططها التدفقات
النقدية أو صاف التدفقات النقدية طوال عمر المشروع،
طبعًا صاف التدفقات النقدية بالنسبة لسنة الأساس اللي
هو الـ 2018 هي بالـ minus لأن هو في عنده تدفقات
نقدية خارجه، لكن ما عنده أي تدفقات نقدية داخل أو
قيمة الاستثمار وبالتالي هذا يعني بدنا نطرحه عشان
احنا نشوف هل والله حققنا عوائد إيجابية أو لم نحقق
عوائد إيجابية كما يعني تم التوضيح طيب هنا الأمر
أكثر سهولة هنا الأمر أكثر سهولة بإمكاننا بس نحط
اللي يساوي وبعد كده نقول net present value يجيلك
ال formula بدل ما احنا نحسبها manual زي ما كنا
نشوف اللي هو التدافقات النقدية في 1 على 1 زائد R
أس T وكل الـ R اللي هي معدل القسم والـ T اللي هي
عدد السنوات هنا الأمر أكثر سهولة أنه كل مرة بدنا
نحسبها للسنة الثانية للسنة الثالثة للسنة الرابعة
زي ما تفرقنا سابقًا أن بعض الكتب
بإمكانها تعمل الموضوع بشكل أكثر سلاسة وأكثر دقة
ال rate هو ال rate الخاص بنا هو 5%
باصلة طبعًا الجي تلاتة لغاية الجي أو الجي تلاتة
لغاية الـ L تلاتة اللي هو الجي تلاتة هي صفر ما فيش
عنده اشي لغاية الـ L تلاتة اللي هي هذه التدفقات
النقدية تبدأ من السنة الأولى لغاية السنة الخامسة
للمشروع طبعًا الجي تلاتة اللي هي سنة اللي هو ايه
التأسيس أو سنة يعني بداية المشروع وبالتالي ما فيش
عنده أي تدفقات نقدية داخلة طيب هنجي نعمل نفس
الفلسفة G3 G3
يعني لغاية أو مجموع هذه التدفقات النقدية طوال عمره
المشروع لغاية الـ L3 طبعًا مطروح منها أو هنطرح منها
ايه اللي هو قيمة الاستثمارات اللي هي ايه في
المشروع لسنة الأساس خلانا ممكن ناخدها من الـ G4 أو
من الـ G17 خلانا عشان احنا برضه ما نقربطش خلانا زي
ما هو يعني متتابع هذا الأسلوب نتتابعه احنا هال G17
لاحظوا بس بالتأكيد G17 Total International
Investment Type450 هاي 450 علمها بصورة سريعة بس
للتأكيد هو بحسب لها القيمة الحالية ومفصوم القيمة
الحالية واضافيات النقدية قبلين قبل السمارة وبدنا
نشوف الآن طلع إن نفس الرقم هاي نفس الرقم اللي هو
حاسبه هو نفس الرقم تالي هو رقم إيجابي يمكن
الاعتماد عليه يمكن الاعتماد عليه إذا هذه الطريقة
الثالثة الطريقة الرابعة اللي هو rate أو internal
rate of return كيف احتسبها؟ احتسبها للـ الـ
يعني للتدافقات النقدية أو ساعة التدافقات النقدية
بهذا الشكل لو حطينا اللي يساوي IRR function هيجي
IRR لو ضغطنا كده على هذا الـ function لاحظ إنه بيقول
لك حط الـ value هنا في guessing يعني اللي لما
اتفرجنا في المحاضرة اللي جاءت قلنا إنها بتخضع إلى
مسألة التجربة والقطاع وبالتالي بتاخد وقت لكن هذه
الإحصائيات هذه البرامج المعقدة أصبحت تقوم بهذا
العمل بأكثر سهولة ويسر وأكثر دقة طيب ايش ال
value؟ الـ value اللي عندي هو حاطط G4 لغاية L4 G4
لغاية L4 طيب وين G4؟ هاي G4 هاي G4 هاي G4 هاي G4
أخذ القيمة التدافقات النقدية لسنة الأساس بالإضافة
إلى صافي التدافقات النقدية لمن؟ لجميع سنوات
المشروع طيب خلينا نطبق بنفس الفلسفة هي الـ G4 لغاية
الـ عفوًا لغاية الـ ال poor وانسكر احنا ال goals
ونقول okay طلع للنسبة بنفس الـ بنفس النسبة ..
نفس النسبة 56% وبالتالي هذا الأمر راجع إلى تقدير
ويعني الـ rate أو الـ internal rate of return اللي
حدده الإدارة هل تأكد فيه أو لا هذا الأمر متروك
إلى لكن الشاهد في الأمر هنا إن هذا الـ Excel وهذه
المشاريع وهذه التدفقات أصبحت أكثر سلاسة وأكثر
سهولة باستخدام هذه البرامج دا الـ Excel وبرامج
إحصائية أخرى وبالتالي يمكن الاعتماد عليها في عملية
التقويم هذه أحد طرق تقويم المشاريع الـ capital
budget طيب ننتقل إلى dimension of project price
dimension of project price project size اللي هو
يعني أبعاد ال يعني إدارة أو خليني أقول الأبعاد
الأساسية لإدارة المخاطر لمشاريع الـ IT أول حاجة حجم
المشروع وحجم المشروع بدنا نأخذ بعين الاعتبار تكلفة
المشروع تكلفة تنفيذية للمشروع وقت إنجاز المشروع،
محتاجين تحدد الوقت، وقت البداية ووقت النهاية،
ما فيش مشاريع مالهاش سقف زمني أو مفتوحة، لازم يكون
فيها سقف زمني بحيث إنها تنتهي في فترة محددة number
of organizational units affected، ايش هي الأقسام
أو الدوائر اللي في داخل المنظمة أو الشركة اللي
هيتأثر بهذا المشروع هل هيكون للـ HR بالكامل، هل
هيكون للـ finance، هل هيكون للـ enterprise بالكامل،
إذا احنا نحتاجين organizational complexity اللي هي
التعقيد التنظيمي جدش فيه عندي، تعقيد تنظيمي جدش
ممكن يواجه مشاكل ومخاطر بعملية التطبيق
أو إنه يتم إعادة هيكلة المؤسسة أو قسم معين
فبالتالي قد يواجه الإدارة بعض الـ Resistance
Project Structure Structure-defined requirements
run low-risk إذا هيكل مشروع من المتطلبات يعني
لهيكل مشروع متطلبات تحديد تنظيم وعمل المشروع أثناء
تنفيذه أثناء أو ما بعد التنفيذ أيضًا هذا يؤدي إلى
تقليل المخاطر project structureExperience with
technology محتاجين يكونوا فيه عنصر familiar with
hardware and software في عندنا عنصر يفهم جيدًا ايش
التكنولوجيا المحتاجة أو ايش التقارير أو ايش الـ
requirements من هذه التكنولوجيا عنده فهم جيد جدا
لهذه البرامج والأجهزة معناته احنا يعني بنكون في
حالة من الـ safe side أو في مرحلة الأمان لكن إذا
كان العكس الـ team مش فاهم ايش اللي بدويا أو مش
فاهم جيدًا هذه التكنولوجيا ايش مفترضاتها مواصفاتها
و أو الأخرى قد يكون هناك نتائج لا يتوقعها طيب
change management and concept of implementation
التي هي إدارة التغيير ومفهوم
التنفيذ لإدارة في عملية التغيير خليني نتطرق إلى
هذه النقاط المفصلية والأساسية Change management
required for successful system building New
information systems have powerful behavioral and
organizational impact مطلوب لبناء النظام الناجح أن
يكون هناك إدارة للتغيير تعمل aligned ما بين هذا
النظام ومحتياجاته توائم بين هذا النظام ويعني
الاستخدامات أو الهيكل التنظيمي بما يرضي الموظفين
والـ end user في نهاية المطاف لكي لا يكون هناك
resistance محتاجين كمان إنه نعمل مشاركة للموظفين
والـ end users في عملية التغيير حتى يتبنى هذا
الموضوع ولا يقاومه أنظمة معلومات كمان الـ new
information system هي powerful behavior بيقول إن
أنظمة معلومات جديدة بيكون لها تأثير سلوكي وقوي
وتنظيمي، هذا صحيح، لذلك احنا محتاجين أن نشارك
الموظفين والـ end users في النظام الجديد لأن بعض
الأقسام أو الدوائر قد يعني تفلس تمامًا وبالتالي
هؤلاء الموظفين والمُدارين والمشرفين عليهم ممكن يعني
يواجهوا هذا المشروع ويعملوا له مقاومة لأنهم خوفًا
من فقدان يعني أماكن عملهم أو وظائفهم
implementation implementation or organization
activities work to work Adoption Management and
Renovation يعني تطبيق جميع الأنظمة هذه جميع
الأنشطة التنظيمية بتعمل على أنها يعني التبني و
الإدارة والتجديد فيه وعدم تردد في الابتكار إن الـ
الـimplementation محتاجة ابتكار إدارة هذا التغيير
بيحتاج إلى تعزيز هذا الابتكار وتعزيز روح الابتكار
لدى الموظفين وتشجيعهم على موضوع تقبل هذا المشروع
والعمل على إنجاحه Change agent one rule of system
analysis redefines the configuration interactions
job activities and power relationship of
organization groups بيكون أنه في دور واحد لوكيل
التغيير هو اللي بيقوم بعملية تطوير هذا النظام وما
إلى ذلك كون أنـا على احتياجات المؤسسة وبما يتلاقم
أهدافها
وستراتيجيتها هذا الوكيل بيقوم بعمل يعني عادة تعريف
للتكوينات والتفاعلات والأنشطة الوظيفية ويعني
الأنشطة التنظيمية وما إلى ذلك بناء على النظام
الجديد وبالتالي الإدارة لهذه المكونات شيء مهم
لتعزيز يعني الاستقرار في داخل المؤسسة وتقدم
الموظفين و الـend user للنظام الجديد وتبني هذه
الأفكار بما يخدم مصلحة واستراتيجيات العمل والشركة
كـrole of نهائي المستخدم كان مستوى مستخدم
المشاركة المرتبط بشكل اكتشاف اكتشاف
to requirements user more likely to accept system
بيتحدث أنه لابد أن يكون هناك دور للمستخدمين النهائيين
وقبل شوية تفرعنا إليه أنه يعني مع المستويات يعني
عالية من المشاركة من خلال هؤلاء الـend user أو
يعني الـlower يعني level of management زي الـ
operational management نشاركهم في هذا المشروع
نخليهم يكونوا مشاركين يتبنوا هذا الموضوع وبالتالي
يعني بنتخلص من مشكلة الـresistant للتطبيق وبالتالي
بيكون عندهم قابلية أنهم يتقبلوا الموضوع أو المشروع
الجديد عندهم قابلية أنهم أو عندهم حوافز أنصحهم
أنهم يطبقوا هذا المشروع لأن نجاحهم من نجاحهم
designer communication gap user and information
system specialists يعني الأخصائي حق نظم المعلومات اللي بيقوم على عملية
التطوير إذا لم يشارك أو لم يشرك هؤلاء الـ... يعني
الـend user في العمل، حيكون هناك فيه فجوة، حيكون
فيه فجوة، هو بيعمل شيء أو بيشتغل في شيء وهم قد لا
يكونوا متقبلين لهذا الشيء وبالتالي بيكون سبب رئيسي
في فشل المشروع ككل Management support and
commitment
Effect positive perception by both users and
technical staff Ensure sufficient funding and
resources Help enforce required organizational
change يعني الإدارة محتاجة أن تكون بعملية دعم
وإلزام في بعض الأحيان حتى تتدرك الآثار الإيجابية
من
قبل المستخدمين والموظفين التقنيين
عشان إيه effect positive لازم يكون فيه حقيقة يعني
تأثير أو أثر إيجابي ليعني من خلال المستخدمين
والموظفين التقنيين طبعًا هذا الأثر بينعكس من خلال
إدارة المشروع بشكل احترافي في أثناء وقبل وبعد
تطبيق هذا المشروع بما يتقبل الموظفين هذا المشروع
بما يشارك الـend user في هذا المشروع وبالتالي
بيتبنوا هذا المشروع وبيكون يعني هو معول نجاح وليس
معول هدم ضمن تمويل والتكلفة طبعًا الإدارة على
عاتقها مسؤولية أنها توفر التمويل والموارد الكافية
لهذا المشروع بتقوم يعني بمساعدة هو المقصود هنا
الإدارة بتقوم بمساعدة أو بالمساعدة في فرض التغيير
والتغييرات التنظيمية المطلوبة لصحيح التمويل هي
اللي بتصدر قراراتها، هي اللي بتصدر يعني حوافزها،
هي اللي بتشجع أو بتحط قرارات صارمة في بعض الأحيان
عشان يعني يتم تنفيذ المشروع كما هو مخطط له وبالشكل
اللي يعني بدهم يعني by changing management
challenges for business process reengineering
enterprise application and managers and
acquisition بيتحدث عن تحديات إدارة التغيير تحديات
إدارة التغيير لعادل هندسة عمليات الأعمال من صحة
التعامل وتطبيقات المؤسسة بالإضافة لعمليات الدمج
والاستحواذ عمليات الدمج والاستحواذ بقول very high
failure rate among enterprise application and
business process reengineering projects up to 70%
for business project reengineering
طيب من التحديات هذه أنه يعني بقول لك معدل فشل مرتفع
للغاية بين مين؟ بين المشاريع تبع اللي هي business
process reengineering حوالي 70% من هذه المشاريع
مشاريع تطبيقات المؤسسة ومشاريع الـbusiness process
reengineering هذه حوالي 70% منها تبقى تفشل 70% منها
بيفشل طب ليش؟ بيقول اللي فيه four implementation
and change management practices في عنده سوق في
يعني تنفيذ وتغيير ممارسات الإدارة MYA concerns
about change في مخاوف الموظفين حول التغيير
resistant by key managers changing job function
career phase retirement practices تغيير الوظائف
الوظيفية المصاريف الوظيفية ممارسات التوظيف كل هذه
من الأشياء اللي ممكن يعني تؤدي إلى فشل هذه
المشاريع دلوقتي حدثنا وبرجع مجددًا مرة أخرى هذه
المشاريع العادية قد يترتب عليها استبعاد أقسام أو
دوائر أو مستويات إدارية كاملة قد يترتب عليها عملية
Flatten الـHierarchy تبع المؤسسة أو المشروع
وبالتالي إذا لم يكن هناك مشاركة من الموظفين والـ
inducer لهذا المشروع قد يواجه تحديات ضخمة في عملية
التطبيق إذا كان هناك فيه فجوة ما بين الموظفين
والمصممين لهذه المشاريع، مشاريع الـIT أيضًا قد
يكون هناك فشل لأنهما هيقاوموا عملية التغيير بعض
الموظفين والمشرفين على هذه الدوائر اللي قد تستثنى
بالكامل قد يفقد وظيفته فبالتالي هيواجه أو هيقاوم
هذه التغييرات
التحديات الأخرى الـrequirements تبع الوظائف
الحديثة بناء على النظام الجديد وعكس التنظيم الجديد
إذا نحن محتاجين أن ندير هذا الأمر بحكمة وبموضوعية
ونشارك ونشرك الموظفين الصغار والـend user بما فيهم
المستويات الإدارية العليا اللي فيها الـkey
managers وما إلى ذلك كمان نشعرهم بنوع من طمانتنا
أن الهيكل التنظيمي الجديد هيضمن لهم حقوقهم
ومستوياتهم الإدارية وما إلى ذلك حتى يكون فيه نوع من
يعني الإيجابية إذا لم تعالج الإدارة هذا الأمر وكان
في عندها خلل في عملية التطبيق قد تواجه الفشل هو
بيتحدث إن حوالي 70% من هذه المشاريع خاصة المتعلقة
في الـbusiness process reengineering فشلت طيب من
الأمثلة الأخرى اللي هو mergers and acquisition
أتحدث عن الاندماج والاستحواذ similar high failure
rate of integration projects بيتحدث أو بيقول عملية
الدمج والاستحواذ بالمثل فيها يعني معدل فشل عالي من
مشاريع التكامل شركتين انضموا مع بعض الشركة القابضة
صارت يعني مسيطرة على الشركة التابعة آه ممكن يتمتعوا
بحيل الدوائر المالية الـHR الهيكل التنظيمي كان في
مدير عام هناك وفي مدير عام هناك مين اللي هتضطر تقلّ داد
المنصب مدير مالي هناك ومدير مالي هناك مين اللي
هتضطر تقلّ داد المنصب الموظفين والمحاسبين والإداريين
وما إلى ذلك إذًا العملية دي أيضًا معقدة ولابد من
معالجتها بحكمة شديدة وإلا هيستغلوا يعني بشكل معاكس
قد يترتب عليه آثار كارثية لأ قد لا تقوى على تحملها
الشركة Merging of stems of two companies required
considerable organization change complex system
project بيقول طلب دمج أنظمة شركتين تغيير تنظيمي
تغيير تنظيمي كبير ومشاريع النظم بتكون معقدة لأنه
في نظام هنا قد لا يكون في aligned بينه وبين النظام
هذا كفاية إنك تتفضل بالنظام القديم خوف من أن يكون في
أي خلل في النظام الحديث هل هيتم تطبيق النظام في
الشركة التابعة على النظام في الشركة التابعة ولا
هيعملوا نظام جديد بالكامل وما إلى ذلك اختصت محافظة
على بيانات النظام القديمة بحيث أنه يتم تطبيقها مع
النظم الحديثة وهل هي يعني...يعني بياناتها صحيحة
ومتقابة أم لا، إذا هذه أيضًا من المخاطر وأسباب فشل
المشاريع في عملية الاستحواذ وما إلى ذلك Controlling
risk factors بيتحدد كيف أو عوامل يعني إن صح
التعبير عوامل المخاطر عوامل المخاطر وكيفية التحكم
في هذه العوامل First step in managing project risk
involving identifying nature and level of risk of a
project أول حاجة محتاجين أن نقوم بتحديد طبيعة
ومستوى المخاطر اللي ممكن يتعرض لها المشروع فعلًا أي
project can then be managed with tools and risk
management approaches
Great to level of risk Great to level of risk بعد
هيك بيتم إدارة يعني كل مشروع حسب أو لكل مشروع له
أدواته الخاصة و النهج الخاص فيه لإدارة المخاطر
تبعته و المواجهة على مستوى هذه المخاطر واجهة هذه
المخاطر يعني في البداية بنحتاج نحدد المخاطر اللي
ممكن نواجهها اتنين كيف ممكن اتعامل مع هذه المخاطر
طب ما أخذ بعين الاعتبار اللي هو طبيعة المشاريع
لأنه من مشروع إلى مشروع العمر قد يكون مختلف بعض
الشيء managing technical complex إذا هنا كمان بتحدث
عن إدارة التعقيد الفني Internal Integration
Internal Integration Tools في عندي أدوات التكامل
الداخلية عشان احنا ندير هذا الموضوع التعقيد الفني
محتاجين أننا يعني نستخدم أدوات أدوات التكامل
الداخلية بتحدث عن بيقول Project Lease و Technical
and Administrative Expenses يعني قاعدة أو فائدة
المشاريع من التجربة التقنية والإدارية أن أنا أتدبر
عن الاعتبار highly expensive team members أعضاء
فريق محتاجين أن نختار أعضاء فريق من أصحاب الخبرات
العالية frequent team meeting محتاجين أن هذا
الفريق يقوم باجتماعات متكررة Securing of technical
experience عن صعيد firm if necessary يعني تأمين
الخبرة الفنية خارج الشركة إذا كان الأمر يعني ملح
إذا كان إحنا محتاجين إلى خبرات فنية من خارج الشركة
لابد من تأمين هذه الخبرات أو العمل على ذلك Formal
Planning and Control Tools بيتحدث عن Formal
Planning and Control Tools أيش الأدوات اللي يمكن
استخدامها لتخطيط هذه المشاريع وبنتحدث عن المشاريع
الـ IT Use for documenting and monitoring project
plans نستخدم هذه الأدوات عشان نقوم بعملية توفيق
هذه المشاريع ومن ثم مراقبة تنفيذ هذه المشاريع
Portal Nets and Impact of Problems بتساعد هذه
الأدوات تساعد في تحديد المشكلات والاختناقات والأثر
هذه الاختناقات أو هذه المشكلات تأثيرها يعني تأثير
هذه المشاكل على المشروع أو على سير العمل بشكل كامل
وبالتالي الوقوف عليها هو معالجتها في حين من الأدوات
اللي أتحدث عنها أو يمكن استخدامها اللي هي الـ
Gantt Chart Visual Presentation for Timing and
Duration of Tasks أهم الـ Resource Requirements of
Tasks زي اللي أتحدث عنها أنه مخطط Gantt من الأدوات
اللي يمكن استخدامها بيقوم على التنفيذ المرئي يعني
بيوضح المدة المهمة ووقت المهمة تاريخ بداية التنفيذ
وتاريخ انتهاء من المهمة a human resource sequence
of tasks اللي هو كمان بيوضح متطلبات الموارد
البشرية لهذه المهام محتاجين أن يعني بيوضحها بالإضافة
أيضًا من الأدوات اللي يمكن استخدامها اللي هي
Perchers Geography typically take tasks and
interrelationships اللي هو الرسوم البيانية تبعت
Perch و بتصور هذا الرسوم البيانية المهام والعلاقات
المتبادلة، إيش العلاقات المتبادلة بين هذه المهام
إيش العلاقات المتبادلة بين هذه المهام Indicate
sequence of tasks necessary أيضا بيشير إلى تسلسل
المهام اللازم هذا ال .. هذا ال pair هذا ال pair
chart طيب هذا ال .. ال Gantt chart هذا ال Gantt
chart يعني هو حاطط هنا صورة لل Gantt chart للتوضيح
وبالتالي مبين هنا اللي هو المهام هنا مبين المهام
بمسمياتها و ال date و ما إلى ذلك بدينا تاريخ
المهمة متى تبدأ ومتى تنتهي وما إلى ذلك إذا
إن جانش راح تمكن إحنا يعني شفنا أو أخذنا محاضرة
كاملة كيف ممكن نعمل Gantt chart باستخدام الـ Excel
وهناك أيضًا بعض ال table أو عفوًا بعض ال template
الجاهزة يمكن استخدامها وبالتالي تحديد فترة المشروع
بدايته ونهايته اسمحوا لي هنا يعني على وجه السرعة
توضيح هذا الأمر لو إحنا في عندنا يعني ك example
الآن في عندنا ك example عندنا mission من واحد لسبعة
تاريخ البداية وتاريخ النهاية لهذه المهمة ال period
محتاجين نعرف الفترة الزمنية للقيام بهذه المهمة عشان
حتى نتعامل مع الـ Excel و نرسم جانش بشكل جيد جدا
ممكن نحول هذه المعلومات إلى table نحولها إلى table
بكل بساطة من عند insert نقوله table هيقولي okay
okay الآن في بعض يعني عشان ال filter هذا أنا مش
محتاجة أو حتى يكون ال table أكثر ملائمة ألغي هذا
ال filter فصارت عندي الأمور هنا واضحة أنا محتاج ال
period أن أعرف الفترة الزمنية اللي محتاجها كل
mission لو حطيت هنا يساوي وأضللّت هنا ناقص على
تاريخ ال end ناقص على تاريخ البداية هيقول لي قد إيش
الفترة الزمنية اللي أنا محتاجها قد إيش الفترة
الزمنية اللي أنا محتاجها ولاحظ لأنه حولنا ال data
إلى table حسبها كلها من بدايتها حتى النهاية لو إحنا
عملنا هذا ال function وماكانش يعني ال data موجودة
في table هيطلع فقط ليعني
مش الواحدة بهذا الشكل لمش الواحدة لكن لكونه table
هو عمل يعني ال ال ال function لكل table مرة واحدة
لأن عشان إحنا يعني نرسم Gantt بكل بساطة ممكن أجي
هنا على يعني ال answer ومن ال answer اختار three
dimensions يمكن لأن إحنا حاطين المؤشر في داخل ال ..
يعني ال table أو في .. نعمّ خلّيني أبدأ كده ال
insert نيجي هنا نختار ال three dimensions لاحظ أن
في عندي table صارت أو المستقيل فارق إمتي لو ضغط
بال click اليمين ضغطة واحدة حيث إن عندي select data
ممكن أختار select data بهذا الشكل من هذه القائمة
أختار adsAnd أنا بدي تاريخ البدء هاي الاستار لاحظ
أن ال serious values هنا هذه لابد من إزالتها و
باجي بالماوس بعلم على ال serious value تبعتي كلها
بقول okay بدأت تظهر عندي المهام بشكل يعني منسق
عايز أضيف حاجة ثانية and اللي هو بدي الفترة
الزمنية ال period نفس القضية الـ series system هاجي
آخذ الـ series system بهذا الشكل أعلمه ويعني أقوله
okay هنا عندي في ال edit عندي في ال edit مكتوب
واحد اثنين ثلاثة لغاية سبعة لكن أنا بدي اسم المهمة
يظهر على سبيل المثال لو عندي المهام مسمة بأسماء
أبتدأ عندي هنا مكتوب mission لأن هو مثال توضيحي
لكن أنا هعمل كده وأروح إيه أضلل هذه أو أعلّم
عليها وبالتالي تظهر عندي أنا أقول له okay الآن
أصبحت إيه الرسم أو أصبح Gantt إلى حد أن معالمه
الأساسية موجودة ال mission لحظة أنه معكوسة يعني
بقى دي من عند سبعة ستة وما إلى ذلك لو أنا علمت
عليها بهذا الشكل بلكليكي اليمين ضغطت ضغطة واحدة من
الفرمات حيث إن عندي حاجة قائمة مستدلة ممكن أستخدم
ال category inverse لاحظ أن ال mission يعني عدّ
ترتيبها مرة ثانية من واحد إلى سبعة وال date صارت
يعني في الأعلى وليست في الأسفل برضه ال mission
عندي بداية من تاريخ سبعة عشر أحد عشر لكنه حاطط ليه
الـ Gantt هنا حاطط ليها من ستة عشرين عشرة
وبالتالي هي الفعلية أو الحقيقية بداية 17 إذا
هذا اللي باللون الكحلي أنا ما بديّه لو علمت عليه
بضغطة على أي من هذه الخطوط الأفقية هيظهر بهذا الشكل
ضغط برضه بالـ click اليمين على الـ format data
أجي هنا وأختار fill وأقول له no fill أستبعد هذه
الخطوط اللي باللون الكحلي لكن بقي الحال على ما هو
على هذا الفرق أنا ما بديّه هذا الفرق أنا ما بديّه
أنا عشان أحل هذه المشكلة بكل بساطة هجيب التاريخ
تاريخ البداية لهذا المشروع وأقول لكوا بيه محتاج أن
أحول هذا التاريخ إلى رقم إلى رقم general وليس day
لأنه لو حولناها إلى date بهذا الشكل هيظهر أنه
سبعة عشر أحد عشر نفس القضية لكن أنا بديّه general
لأنه ال X اللي بيتعامل مع أرقام ال X اللي بيتعامل
مع أرقام تخز معايا نأخذ الرقم هذا نقوله copy و
نيجي على ال date هنا التاريخ نعلّم عليه بهذا الشكل
هيظهر عندي هنا ال minimum وال maximum أنا ممكن
آخذ هذا التاريخ تبع ال minimum وأحطه paste وأقول
له okay .. أقول له okay شوف كيف الوضع عندي تغير
الوضع عندي تغير صار في عندي Gantt الآن لو أنا يعني
برضه من الفوائد تبعت الجدول لو أنا أضغط يعني
mission جديدة أو لغاية mission جديدة لاحظ أن
الرسم هنا يعني بيختلف لو أنا إستغنت عن ال mission
رقم 6 لاحظ أن mission رقم 6 إختفت من يعني ال
graph تمام لو أنا بدي أرجعها مرة ثانية هتلاقي رجع
بهذا الشكل وما إلى ذلك .. وما إلى ذلك، إذا mission
رقم خمسة اختفت تماما ورجعت مرة ثانية، إذا لو أنا
بدي أضيف حاجة أو mission جديدة بإمكاني أني أضيف
mission جديدة وتظهر في الـ table التابع أو في الـ graph
التابع لـ gang chart هذا باختصار طبعا هناك يعني تنسيقات
أخرى يمكن استخدامها وما إلى ذلك للتحسين أو
التجويد أو وضع بعض التفاصيل في داخل الرسم أو خارجه
قد يكون أو قد يقول البعض أنهم التواريخ متلاصقة لأن
الرسم هنا حجمه محدود لو أحنا وسعنا الرسم بهذا
الشكل يعني بظهر التواريخ بشكل أكثر دقة بشكل أكثر
دقة هذا بالنسبة للـ Gantt نجي إلى يعني aperture
تلاحظ أنه في الـ diagram اللي موجود أمامنا design
website بده يوم القطة عفوا الـ design للـ website
بده أو هي يعني القطة رقم واحد في المشروع تبعنا
محتاج عشر أيام لأن هو ببدأ في ثمانية واحد وبينتهي
في ثمانية عشر واحد 2019 طيب القطة رقم اثنين هي select
hosting service بتبدأ في تسعة عشر خلصنا يوم
ثمانية عشر هنا بدأنا يوم تسعة عشر واحد خلصنا في يوم
عشرين إذا أخذت هذه المهمة بدها يوم واحد طيب الروايك
HTML هي لغة البرنامج أو لغة الـ website هذه القطة
أو المرحلة رقم ثلاثة إلا أنها بدأت في نفس التاريخ
يعني في نفس التاريخ القطة رقم اثنين في تسعة عشر
واحد القطة رقم ثلاثة في تسعة عشر واحد القطة رقم
أربعة create artwork برضه في تسعة عشر واحد الفارق
بينهم أن هنا يعني أخذت وقت طويل لأنه من تسعة عشر
واحد لغاية سبعة اثنين عشرين يوم تقريبا من تسعة عشر
واحد لغاية تسعة عشر واحد أخذت عشر أيام لاحظ أنه
من القطة رقم واحد بإمكاني أن أشغل المرحلة الثانية
والثالثة والرابعة تاريخ البداية مشترك لكن تاريخ
النهاية يعني بيختلف الفارق هنا أنه بيوضح ترابط هذه
المراحل ترابط هذه المراحل المرحلة رقم خمسة مرتبطة
في المرحلة رقم ثلاثة والمرحلة رقم أربعة لاحظ أن أي
مرحلة من هذه المراحل لو لم تنجز معناته لن أستطيع
إنجاز المرحلة رقم خمسة على الرغم من عدم ترابط
المرحلة رقم اثنين في المرحلة رقم خمسة إلا أنه لا يمكن
إنجاز المرحلة رقم ستة إلا بوجود المرحلة رقم خمسة ووجود
المرحلة رقم اثنين، أي واحدة من هذه لم تنجز معناته هيؤدي
إلى تأخير المشروع، طب لو مرحلة رقم أربعة لم تنجز
معناته أنا مش هأنجز خمسة معناته مش هقدر أنجز ستة،
لو المرحلة رقم ثلاثة نفس القضية مش هقدر أنجز خمسة
مش هقدر أنجز ستة، وبالتالي هترتب عليه تأخير في
المشروع لكن هنا يمكن تحديد أين المشكلة بشكل يعني
دقيق وبالتالي محاولة معالجة هذه المشكلة محاولة
معالجة هذه المشكلة إذا أن أيضا هذا من الـ يعني
الـ tools اللي يمكن استخدامها لتقليد أو استخدامها
للتقليد العملي اللي هو الـ IT project Increasing
user involvement and overcoming user resistance
ومحاولة التغلب على مقاومة المستخدم الـ overcoming
user resistance طيب Internal integration tools
link work or implementation team to users at all
levels
من أدوات التكامل الخارجي اللي هو عمليا ربط فريق
العمل أو فريق التنفيذ بالمستخدم على جميع المستويات
محتاجين أن نربطه مع جميع المستويات اللي دارية user
resistance to organizational change counter
implementation إذا مقاومة المستخدم للتغيير
ال تنظيمي هو قام عمليا بمقاومة اللي هو التطبيق
مقاومته للتطبيق لكن لو أحنا اشركنا الـ user من
البداية والموظف وبالتالي هو هنا بيتبنى هذا المشروع
بيصير بيعتقد أن نجاح هذا المشروع من نجاحه الشخصي
وبالتالي بيعمل جاهدا على إنجاحه من ضمن الأمور
اللي لابد من أخذها بعين الاعتبار هو حاطط لنا
strategies to overcome user resistance، ايش
الستراتيجيات اللي يمكن استخدامها أو اتباعها
لمقاومة المستخدم؟ User participation education and
training محاولة أن ندربهم على البرنامج الجديد إذا
كان فيه مهارات قصة نعملهم اللي يدرّبهم ويسألهم
بيصير فيه عنده نوع من السكينة أن أنا مش هستغنى عنه
لأ أنا الآن أعمل بأدواتي للوظيفة الجديدة أو
البرنامج الجديد أو المشروع الجديد Managing Edicts
and Policies هي فيه قرارات بتصدر أو مراسيم بتصدر
من الإدارة أو السياسات اللي بتتبعها برضه الإدارة
هذه من الأشياء أو من الأدوات اللي يمكن استخدامها
في حسم مثل هذه المقاومة أو حسم مثل هذه المشاكل
Incentives for cooperation في عندي حوافز للناس
اللي بتشتغل وبتبدأ بالمجهود وبتحاول إنجاح المشروع
وما إلى ذلك نديلهم حوافز هذا برضه من
الاستراتيجيات اللي ممكن تتبعها من قبل الإدارة
improvement of end user interface يعني تحسين الـ
interface التابع لـ end user حقيقة هذه ملاحظة
لابد من أخذها بعين الاعتبار عند تصميم أي system أي webs
site يعني عادي أو web لـ الجوال لابد من أخذه بعين الاعتبار
من الاعتبار إذا كان الـ web في مشكلة أو الـ interface أو
الـ end user المستخدم النهائي لهذا الـ web يعني
بواجه صعوبة أو مشاكل هيعمله excluded يعني هيبقى
ال التعامل فيه صعب صراحة بس أحنا بنشتغل في الـ
marketing كمان وفي هذه الحالة احنا بنصمم web
للجوال أو بنصمم web للشركة أو ما إلى ذلك لابد من
أخذ الاعتبار الـ navigation فترة التحميل سرعة
الإنترنت السهولة في عملية استخدام الصفحة التنقل
بين الصفحات يكون سريع وما إلى ذلك حتى يكون أو يلاقي
استحسان طيب resolution of organization resolution
of organization problems prior to introduction of
a new system حل المشاكل التنظيمية يعني قبل إدخال
النظام الجديد designing for organization designing
for the organization محتاجين need to address way
in which organization change و in new system إذا
أحنا محتاجين معالجة الطرق اللي بتتغير المنظمة معها
أو من خلال النظام الجديد فيه تغيرات وبالتالي
محتاجين أن نعالج هذه التغيرات ergonomics اللي هي
بيئة العمل interaction of people and machines in
working environment محتاجين كمان يعني يكون تفاعل
الناس سواء كان موظفين أو supplier أو customer مع
الـ new system تبعنا يكون سلس وجيد ويحقق ما نصبنا
إليه organizational impact analysis how system
will affect organizational structure, attitudes,
decision making, operations
تحليل التأثير التنظيمي محتاج أن نقوم بعملية كيف
ممكن يؤثر هذا النظام على الهيكل التنظيمي بدنا
نحله الهيكل التنظيمي الأقسام والدوائر والمستويات
الإدارية المواقف صناعة القرارات هل بيساعدنا في بعض
الـ queries أو بعض الـ reports ممكن يظهر لنا إياها أو
ممكن يكون فيه قرارات هو يستخدمها زي القرارات
الذكية وما إلى ذلك العمليات وما إلى ذلك So
technical design address human and organizational
issues بعالج القضايا البشرية والتنظيمية بحيث أن
كيف ممكن نعمل aligned بين هذا النظام والموظفين
consumer supplier وما إلى ذلك بتهيئة إنهم
يستخدموها بشكل فعال وأن يحقق الهدف نصبنا إليه كمؤسسة أو
كشركة من أحداث استراتيجية كان هنا بيحكي عن project
management software tools بعض الأدوات اللي ممكن
استخدامها لإدارة المشاريع طيب can automate many
aspects of project management capabilities for
defining ordering tasks بيتحدث هنا عن يعني كيف
ممكن أتمة العديد حقيقة كيف ممكن يعني نستخدم هذا
النظم لأتمة العديد من جوانب إدارة هذه المشاريع
بيقول إنه هذ الأدوات عندها قدرة على تحديد مهام
الطلب كمان عندها قدرة Assign Resource Tasks
Tracking Progress تعيين الموارد إلى المهام وأيضا
اللي هو تتبع التقدم Manage very large number of
tasks and relationships عطفا هذه الأدوات أيضا عندها
قدرة على إدارة أعداد كبيرة جدا من المهام و
العلاقات من الأمثلة على هذه الأدوات اللي هو
Microsoft project مشروعات Microsoft cloud-based
software project portfolio management software مش
إدارة المحافظة أو الـ portfolio
البرنامج أو تبع المشاريع إذا هي أدوات يمكن
استخدامها حسب ما تفتقر الإدارة سواء كان Microsoft
Projects أو الـ cloud-based software أو الـ
project portfolio management software هذا كل شيء
في هذه الدراسة شكرا للمعرفة وأراك في الدراسة القادمة
التالية إن شاء الله السلام عليكم ورحمة الله
وبركاته